Les actes d’état civils numérisés, une meilleure conservation des données

Manipulés à longueur de journée, les registres d’état civil sont des documents fragiles. Leur conservation constitue ainsi une problématique au cœur des débats. Il est effectivement très important de pouvoir les consulter à tout moment. De ce fait, la numérisation des actes d’états civils et autres documents administratifs représente une solution intéressante. Grâce à cette technique, les données restent accessibles à tout moment même si les versions papiers sont archivées. Cette démarche offre aussi l’avantage d’améliorer la qualité de service proposé aux usagers. Le délai de délivrance des actes s’en trouve ainsi réduit.

L’intérêt de la numérisation des registres

En disposant d’un logiciel d’état civil, les communes ont la possibilité d’y intégrer directement toutes les images numérisées. Les différents responsables y ont ainsi accès à tout moment. De cette manière, ils peuvent éditer immédiatement et à la demande une acte de naissance dans la ville de Montpellier. En plus d’accélérer le processus de travail, ce dispositif améliore aussi les conditions de vie des employés. Ils n’ont plus besoin de porter les registres en vue d’en faire des copies. Il faut savoir que ces ouvrages pèsent très lourds. Les administrations concernées ont le choix entre plusieurs formes de numérisation. Elles peuvent ainsi le faire en interne, à condition de disposer du matériel nécessaire et d’en maîtriser le mode d’utilisation. La numérisation peut également être faite en externe par des experts en informatique et en digitalisation.

La mise en œuvre de la numérisation des registres d’état civil

Que la digitalisation se fasse en interne ou en externe, ce projet a un coût important. Il faut ainsi mettre au point une bonne organisation. Cela évite de numériser deux fois le même registre. Les différents services administratifs doivent également se communiquer entre eux. Cela leur permet de faire circuler  la liste des documents déjà numérisés. Il est tout aussi important de choisir le type de support informatique approprié. Les officiers qui y ont accès doivent par ailleurs avoir suivi une formation pour éviter les fausses manipulations. La moindre erreur risque effectivement de remettre en cause la fiabilité des données numérisées. Dans ce cas, tout le processus de numérisation est à refaire.